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如何制定公司的办公用品管理制度

时间:2017-05-08 11:32:55
许多公司有自己的办公用品管理制度,但是对于一些新成立的公司,管理风格尚未形成,管理制度也相应缺失。行政人员就要亲自制定一份适合自己公司的办公用品管理制度。 怎么写呢?别急,文具1号给你一个参考。不过具体情况具体分析,可根据你公司的情况进行修正。
《公司办公用品管理规定》 为科学管理办公用品使用的管理,节约开支、避免浪费,特制定本管理规定。 一、办公用品分类: 1、常用品:中性笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。 2、控制品:名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、修正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具。 3、特批品(不列入办公用品费用考核):印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等),财务帐本、凭证,彩色墨盒及打印纸,U盘等。 二、办公用品使用对象:各公司主管以上管理人员、职能和业务部门员工,具体由各公司核定。 三、申购和采购:办公用品常用品由人事行政部门根据消耗情况进行申购备领,控制品和特批品由使用部门(人)提出申购,控制品经各公司总经理批准,特批品经董事长批准;批准后的《申购单》交采购中心执行购买。未填写《申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。 四、管理和发放: 1、办公用品由人事行政部门统一保管,并指定保管人,按公司核定的费用标准向使用人发放。 2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续,保管人根据采购价格核定物品单价,计入领用部门(人)费用,并在每月终填报《办公用品领用汇总表》。 3、各部门应指定专人领取办公用品。 五、各部门费用核定及有关规定: 1、各公司各部门应按总部核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经分管领导同意。 2、核定的费用实行增人增费、减人减费,各部门增人或减人,其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。 3、各部门因特殊情况需增加费用的,应以书面形式报批,经分管领导审核后,由总经理特批,并报请总部增加该项费用。 4、办公用品使用实行月统计年结算,截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表,财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除,节约费用计入下年度使用。 5、各公司可根据总部下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。 六、其它规定: 1、各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。 2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续。 3、办公设备的耗材及维修费用。 (1)电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用,总部另定定额标准。属多个公司共用的,按集团总部规定的标准进行分摊;属各部门或个人保管使用的,计入所在公司定额费用。 (2)耗材包括:打印、复印纸,激光打印机碳粉、硒鼓,针式打印机色带,喷墨打印机墨盒(水),复印机碳粉,传真纸,鼠标,键盘等;其申购由设备使用部门(人)负责,并经总经理批准,属多个公司共用的,由指定管理公司的人事行政部门负责申购。 (3)办公设备的报修参照耗材申购程序办理。 七、本规定自下发之日起执行。
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